L'Association Record Personnel & Refuge Projet (RP) accorde une importance primordiale à la protection de la vie privée et des données personnelles de ses visiteurs, donateurs, partenaires, participantes aux expéditions et de toute personne interagissant avec elle. Cette politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») explique comment nous collectons, utilisons, partageons et protégeons vos données personnelles, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) applicable en France et à la nouvelle Loi fédérale sur la Protection des Données (nLPD) applicable en Suisse.
1. Responsables du traitement et contact
Les responsables du traitement des données personnelles sont les entités de l'Association Record Personnel & Refuge Projet agissant de manière conjointe ou séparée selon les activités :
- Entité suisse : Association Record Personnel & Refuge Projet, 16 av. Adrien-Jeandin, 1226 Thônex, Suisse
- Entité française : Association Record Personnel & Refuge Projet, 10 ch. de la Crozette, 74140 Messery, France
Pour toute question relative à la protection des données ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter notre référent protection des données à l'adresse : contact@rp-refuge.org ou par courrier postal aux adresses ci-dessus (en précisant « Protection des données »).
Nous vous répondrons dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d'un mois (sauf cas complexes).
2. Catégories de données personnelles collectées
2.1 Données collectées via les formulaires du Site
Le Site comporte trois formulaires, qui collectent les données suivantes :
Formulaire de contact Prénom, nom, adresse e-mail, sujet de la demande, message, consentement RGPD.
Formulaire de demande de participation Prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, date de participation souhaitée, message libre (facultatif), consentement RGPD.
Formulaire de don (Suisse) Prénom, nom, adresse e-mail, montant du don envisagé, message (facultatif), consentement RGPD. Aucune donnée bancaire n'est saisie ni conservée sur le Site : le virement s'effectue directement auprès de votre établissement bancaire.
2.2 Données relatives aux participantes aux expéditions et bénéficiaires
Dans le cadre de notre mission d'accompagnement des femmes victimes de violences conjugales, nous collectons — en dehors du Site, dans le cadre du suivi — des données personnelles et sensibles (catégories particulières au sens de l'article 9 du RGPD et dispositions équivalentes de la nLPD) :
- Données d'identification et administratives : nom, prénom, date de naissance, adresse, situation familiale, nationalité, etc.
- Données de santé : état de santé physique et psychique, certificats médicaux, aptitudes aux activités en montagne, allergies, traitements en cours (strictement nécessaires à la sécurité des expéditions et à l'adaptation des activités).
- Données relatives aux violences subies : informations sur le vécu de violences conjugales, impacts sur la santé, besoins spécifiques d'accompagnement (collectées uniquement avec consentement explicite et dans le cadre d'un suivi thérapeutique existant).
- Données relatives au suivi : informations échangées avec les professionnels de santé, psychologues, guides de montagne et thérapeutes intervenant dans le projet (sous accord de confidentialité strict).
2.3 Témoignages, images et enregistrements vidéo
L'Association peut publier sur le Site des témoignages de participantes sous forme de texte, de photographies ou d'enregistrements vidéo, dans lesquels la personne peut être identifiable (visage, voix, prénom).
Ces contenus constituent des données personnelles, et les propos qui y sont tenus peuvent révéler des données sensibles (santé, violences subies). Ils font donc l'objet d'un encadrement renforcé, détaillé à la section 4 de la présente Politique.
2.4 Données de navigation
Le Site ne recourt à aucun outil de mesure d'audience ni de traçage comportemental (voir section 9). Les journaux techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service (adresse IP, horodatage des requêtes) sont générés par nos hébergeurs et conservés pour une durée limitée.
Important : Nous appliquons le principe de minimisation des données. Seules les informations strictement nécessaires à la réalisation sécurisée des expéditions et à l'accompagnement thérapeutique sont collectées. Les données relatives aux violences subies sont traitées avec la plus grande confidentialité et ne font l'objet d'aucun traitement automatisé ni de profilage.
3. Finalités du traitement et bases légales
Nous traitons vos données personnelles uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et sur la base d'une des bases légales prévues par le RGPD et la nLPD :
- Gestion des demandes de contact : répondre à vos questions, demandes d'information ou de participation. — Base légale : consentement (art. 6.1.a RGPD) ou intérêt légitime (art. 6.1.f).
- Inscription et organisation des expéditions : gestion des candidatures, logistique, sécurité, adaptation des activités au profil et aux capacités de chacune. — Base légale : exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles (art. 6.1.b) + consentement explicite pour données sensibles (art. 9.2.a) + intérêt public substantiel (art. 9.2.g).
- Accompagnement thérapeutique et suivi post-expédition : assurer un suivi adapté, évaluer l'impact du projet sur la reconstruction. — Base légale : consentement explicite + intérêt public substantiel (santé publique, prévention tertiaire).
- Publication de témoignages (texte, photo, vidéo) : sensibiliser le public, faire connaître l'action de l'Association. — Base légale : consentement explicite, spécifique, éclairé et révocable (art. 6.1.a et 9.2.a RGPD), recueilli par écrit.
- Gestion des dons et relations donateurs : traitement des dons, envoi de reçus fiscaux, remerciements, information sur l'utilisation des fonds. — Base légale : exécution du contrat (don) + obligations légales comptables.
- Suivi et statistiques d'activité : établir des bilans d'activité (nombre de demandes, dons reçus) pour le fonctionnement de l'Association et ses obligations envers ses partenaires et financeurs. — Base légale : intérêt légitime, sur des données agrégées.
- Obligations légales et sécurité : respect des obligations légales (comptabilité, signalement obligatoire en cas de danger), prévention des fraudes. — Base légale : obligation légale (art. 6.1.c) ou intérêt légitime.
Concernant les données sensibles (santé, violences) : leur traitement repose sur votre consentement explicite (recueilli par écrit ou via formulaire sécurisé) et sur l'intérêt public substantiel que représente notre action de prévention et d'accompagnement en santé (art. 9.2.g RGPD). Nous ne traitons ces données que dans le cadre strict de notre mission et avec les garanties appropriées.
4. Témoignages vidéo et droit à l'image
L'Association attache une importance particulière à ce traitement, en raison de sa sensibilité : rendre identifiable une femme ayant vécu des violences conjugales peut avoir des conséquences réelles sur sa sécurité et sa vie privée.
4.1 Consentement préalable et écrit
Aucun témoignage identifiable (vidéo, photographie, voix, prénom réel) n'est publié sans un consentement écrit, préalable, spécifique et éclairé de la personne concernée. Ce consentement précise :
- la nature exacte du contenu diffusé (vidéo, image, voix, prénom) ;
- les supports de diffusion (Site internet de l'Association) ;
- la durée de la diffusion ;
- les modalités de retrait.
Le consentement est distinct de celui relatif à la participation aux expéditions : refuser d'apparaître en vidéo n'a aucune conséquence sur la possibilité de participer aux activités de l'Association.
4.2 Droit de retrait à tout moment
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans avoir à vous justifier et sans conséquence défavorable, en écrivant à contact@rp-refuge.org. Le contenu concerné est alors retiré du Site dans les meilleurs délais.
4.3 Anonymat par défaut
Le témoignage anonyme reste le mode privilégié par l'Association. Le prénom et la citation accompagnant une vidéo sont facultatifs : une participante peut témoigner sans être nommée. Les témoignages écrits publiés sur le Site sont, par défaut, attribués de manière anonyme.
4.4 Hébergement des vidéos
Les enregistrements vidéo sont hébergés sur la plateforme Infomaniak (Suisse) et diffusés sur le Site via un lecteur intégré. Aucun cookie publicitaire ni traceur tiers n'est déposé par ce lecteur.
5. Destinataires et partage des données
Vos données personnelles ne sont partagées qu'avec les personnes et entités strictement nécessaires à la réalisation des finalités ci-dessus, et uniquement dans les limites autorisées par la loi :
- Équipe interne de RP : membres du bureau, coordinateurs/trices, professionnels de santé, guides de haute et moyenne montagne, accompagnateurs/trices thérapeutiques — tous soumis à des obligations de confidentialité strictes et formés à la protection des données sensibles.
- Partenaires institutionnels : Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG), Fondation Privée des HUG, réseau de santé mentale, dans le cadre de conventions de partenariat et avec les garanties appropriées.
- Prestataires techniques : hébergeur du Site (Vercel), hébergeur de la base de données (Supabase), service de messagerie et hébergement vidéo (Infomaniak). Ces prestataires agissent en qualité de sous-traitants, sur instruction de l'Association et sous contrat encadrant la protection des données.
- Autorités compétentes : uniquement en cas d'obligation légale (signalement de danger grave et imminent, réquisition judiciaire, etc.).
- Autres : jamais à des fins commerciales, de prospection ou de revente.
Notifications par courrier électronique
Les demandes transmises via les formulaires du Site génèrent une notification par e-mail adressée à la boîte contact@rp-refuge.org de l'Association, hébergée par Infomaniak en Suisse. Cette messagerie constitue donc un lieu de conservation de données personnelles, y compris sensibles. Elle fait l'objet de mesures de protection spécifiques : accès strictement limité aux personnes habilitées, authentification renforcée et effacement des messages traités selon les durées indiquées en section 7.
6. Où sont stockées vos données
6.1 Vos données restent en Europe
Nous avons choisi des serveurs situés en Europe :
- Vos réponses aux formulaires (demandes de participation, messages, dons) sont enregistrées sur des serveurs situés en Irlande, dans l'Union européenne.
- Les pages du site vous sont envoyées depuis des serveurs situés à Francfort, en Allemagne.
- Notre messagerie et nos vidéos sont hébergées en Suisse.
Vos données ne sont pas stockées aux États-Unis.
6.2 Ce que vous devez savoir sur nos prestataires
Les entreprises qui nous fournissent ces serveurs européens — Vercel et Supabase — sont des sociétés dont le siège social se trouve aux États-Unis, même si les serveurs qu'elles mettent à notre disposition sont bien en Europe.
Concrètement, cela signifie deux choses :
- Au quotidien, vos données ne quittent pas l'Europe. Elles sont enregistrées, consultées et sauvegardées sur les serveurs européens.
- Dans des situations techniques exceptionnelles — par exemple si un incident nécessite l'intervention de leurs équipes techniques — un accès depuis les États-Unis ne peut être totalement exclu. Ces situations sont encadrées par des engagements contractuels stricts, appelés « clauses contractuelles types », validés par la Commission européenne. Ces engagements obligent ces entreprises à protéger vos données selon les mêmes règles qu'en Europe.
Nous préférons vous le dire clairement plutôt que de laisser entendre une garantie absolue que nous ne pourrions pas tenir.
6.3 Notre engagement
Nous réexaminons régulièrement ce choix. Dès qu'une solution équivalente entièrement européenne ou suisse sera disponible pour nos besoins, nous y migrerons.
Concernant la Suisse : la Commission européenne reconnaît que la Suisse offre un niveau de protection équivalent à celui de l'Union européenne. Les échanges de données entre nos deux entités, française et suisse, ne posent donc aucune difficulté particulière.
7. Durées de conservation
Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou pour respecter nos obligations légales et comptables :
- Données de contact / formulaire : 3 ans après le dernier contact, sauf opposition de votre part.
- Données de donateurs : 10 ans pour les obligations comptables et fiscales (reçus fiscaux).
- Données des participantes aux expéditions : durée de l'accompagnement + 5 ans maximum après la dernière expédition (sauf obligation légale plus longue pour certains documents médicaux). Les données de santé particulièrement sensibles sont supprimées ou anonymisées dès que possible après la fin du suivi.
- Témoignages, photographies et vidéos publiés : jusqu'au retrait de votre consentement, que vous pouvez exercer à tout moment.
- Notifications par e-mail : les messages contenant des données sensibles sont supprimés de la messagerie une fois la demande traitée et enregistrée, et au plus tard dans les mêmes délais que les données correspondantes.
- Journaux techniques : 12 mois maximum.
À l'issue de ces délais, les données sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées de façon irréversible.
8. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, en particulier pour les données sensibles relatives à la santé et aux violences subies :
- Chiffrement des communications (HTTPS/TLS) et des données sensibles au repos lorsque pertinent.
- Contrôle d'accès strict et traçabilité des accès aux données des participantes (seuls les professionnels habilités y ont accès).
- Authentification renforcée sur les comptes donnant accès aux données (administration du Site, messagerie).
- Formation régulière de l'équipe à la protection des données et à la confidentialité (secret professionnel renforcé).
- Procédures de sauvegarde et de reprise d'activité.
- Évaluation d'impact sur la protection des données (DPIA) pour les traitements à haut risque, notamment la publication de témoignages identifiables.
- Notification des violations de données à l'autorité compétente (CNIL ou PFPDT) et aux personnes concernées lorsque requis par la loi.
Malgré ces mesures, aucun système n'est infaillible. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons sans délai injustifié.
9. Cookies et absence de traceurs
Notre Site a été conçu dans un souci de respect maximal de votre vie privée. À ce titre :
Nous n'utilisons aucun cookie de suivi, de mesure d'audience, de publicité ou de profilage. Le Site ne recourt à aucun outil de traçage comportemental, d'enregistrement de session ou de statistiques nominatives.
Les seuls cookies éventuellement déposés sont des cookies strictement nécessaires au fonctionnement technique du Site (par exemple : gestion de la session d'administration réservée à l'équipe de l'Association, sécurité). Ces cookies sont indispensables au service, ne collectent aucune donnée à des fins commerciales ou statistiques, et ne nécessitent pas votre consentement conformément à la réglementation applicable (RGPD, recommandations de la CNIL, nLPD).
Aucun cookie n'étant déposé à des fins non essentielles, aucun bandeau de consentement n'est nécessaire. Vous pouvez néanmoins, à tout moment, configurer votre navigateur pour bloquer ou supprimer les cookies ; le blocage des cookies strictement nécessaires peut toutefois affecter le bon fonctionnement de certaines parties réservées du Site.
Si, à l'avenir, l'Association venait à mettre en place un outil de mesure d'audience, même respectueux de la vie privée, la présente Politique serait mise à jour en conséquence et, le cas échéant, un mécanisme de consentement serait proposé avant tout dépôt de cookie non essentiel.
10. Vos droits en matière de protection des données
Conformément au RGPD et à la nLPD, vous disposez des droits suivants (sous réserve des conditions légales applicables) :
- Droit d'accès : obtenir confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie.
- Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
- Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : demander la suppression de vos données dans certains cas (ex. : retrait de consentement, données plus nécessaires).
- Droit à la limitation du traitement : demander la suspension temporaire du traitement dans certains cas.
- Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine, ou les faire transmettre à un autre responsable.
- Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes.
- Droit de retirer votre consentement à tout moment (sans effet rétroactif) pour les traitements fondés sur le consentement, y compris pour les témoignages, photographies et vidéos publiés.
- Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (France).
Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@rp-refuge.org ou par courrier aux adresses indiquées en section 1. Nous pourrons vous demander une preuve d'identité pour des raisons de sécurité.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (France — www.cnil.fr) ou du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) (Suisse — www.edoeb.admin.ch).
11. Modifications de la politique de confidentialité
Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique à tout moment pour l'adapter aux évolutions légales, techniques ou organisationnelles. La version en vigueur est toujours accessible sur le Site avec la date de mise à jour. Nous vous informerons des modifications substantielles par tout moyen approprié.
12. Contact et réclamations
Pour toute question, demande d'exercice de droits ou réclamation relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :
Référent Protection des Données Email : contact@rp-refuge.org Courrier : Association Record Personnel & Refuge Projet — Protection des données 16, av. Adrien-Jeandin, 1226 Thônex, Suisse ou 10, ch. de la Crozette, 74140 Messery, France
Nous nous engageons à traiter votre demande avec diligence, empathie et dans le respect de la confidentialité inhérente à notre mission.
Association Record Personnel & Refuge Projet — rp-refuge.org